★★★　Management & Golf　★★★
「一年の計」

2016年が始まりました。「一年の計は元旦にあり」といいます。「今年は＊＊＊」、「今年こそ＊＊＊」と計画を立てたでしょうか。計画をしっかり遂行し、成果をあげて良い年にしたいものです。（私は天命を知る年なので、１．＊＊＊、２．＊＊＊、３．＊＊＊の３つです。（内容は秘密です））

計画を遂行し成果を上げること、これには「PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルをまわす」ことで継続的に改善することが必要です。私は日頃のコンサルティングで、「PDCAサイクルをまわすために、Pにおいて達成度が誰でも同じように測定できる目標を設定することが重要である」と言っています。達成度が誰でも同じように測定できる目標とは、例えば、「売上を10％向上する」、「お客様の待ち時間を半分にする」などのようなもの。「もっと売上を上げる」、「お客さまの利便性を向上する」ではダメです。

なぜでしょうか。

主な理由は次の2つです。
１．Planにおいて、達成すべきレベルが客観的なものになることで、現状とのギャップが明確になり、このギャップを埋めるための施策が具体的なものになります。複数人で取り組む場合には、皆の認識が同じものとなります。
２．Checkにおいて、皆が同じように「○」か「×」という達成度を評価できます。「△」という曖昧な評価では「まあまあ頑張った」となりActにつながりません。

目標について、「達成度がはかれること」に加えて、もう一つ重要なことがあります。ワクワクするような「チャレンジ目標」とすることです。

「目標管理制度」を導入している会社は多いのですが、これがなかなか上手く機能していないようです。この制度は、本来は自己のスキルアップのためのツールであり、マズローの欲求段階説にある「自己実現欲求」を追究するものです。
これを「目標管理＜評価＞制度」としてしまったために、本人は目標が達成できなかったときに評価が低くなることを回避するために、目標をできるだけ低くすることに意識が向いてしまっています。チャレンジ目標をたてるからこそ、達成する
ためにどうするかという知恵を絞り努力するものですし、目標に到達した時の達成感も味わうこともできるのです。

ゴルフはスコアという達成度がはかれる目標を立てやすいのですが、このとき自分の目標を達成できなかったときの評価を気にして、昨年とあまり変わらない低い目標を立てようとはしないでしょう。そんな目標ではワクワクしませんし、意味の無いことは誰でもわかります。

ゴルフもビジネスも、「達成度を測定できるチャレンジ目標」をたてるからこそ、これを達成するために知恵を絞り努力し、到達した時に充実感を得られるのです。

★★★　ビジネスに役立つトピックス　★★★
「マイナンバー対応についての留意事項」

マイナンバーの通知が始まりました。マイナンバーは重要な個人情報であり、適切に保護しなければなりませんが、過剰に反応している例を見かけることがあります。個人情報保護法が施行されて10年経ちましたので、既に個人情報保護に関しては
かなりの対策がなされていることと思います。ここでは個人情報保護法に加えて、あるいは個人情報保護法と比較した場合のマイナンバー法の留意点を簡単に述べます。

●　利用目的
個人情報保護法でも利用目的を特定し、利用目的の範囲内で利用することが求められています。マイナンバーの利用目的は、「源泉徴収票作成事務」、「健康保険・厚生年金保険届出事務」などのようになりますので、社内外に公表している利用目的を更新する必要があります。個人情報保護法と異なるのは、マイナンバーは本人の同意があっても利用目的を超えて利用してはいけません。

●　マイナンバーを含む情報ファイル作成の制限
マイナンバーの利用目的の範囲内（源泉徴収票作成事務や健康保険・厚生年金保険届出事務など）でのみマイナンバーを含む情報ファイルを作成できます。マイナンバーを利用して営業成績などを管理するファイルを作成してはいけません。

●　委託
個人情報保護法でも委託先の監督は求められており、委託先の選定、安全管理などに関する契約の締結、委託先の取り扱い状況の把握などは実施していると思います。マイナンバー法ではこれらに加えて、委託先が再委託するのは委託者が許可した場合に限られます。再々委託する場合には、最初の委託者が許可した場合であり、最初の委託者は再々委託先の監督も必要です。マイナンバー利用目的に関して委託する場面はそう多くないと思いますが、委託する場合には委託先の管理状況の把握はかなり重要です。

●　マイナンバー提供の要求
事業者は従来の従業員にマイナンバーの提供を呼び掛けていることと思います。今後、新規採用者と雇用契約を結ぶ時にも提供を求めることとなります。新入社員手続きチェックリストを作成している事業者は、ここにマイナンバーの提供を求める項目を追記しておくこと、個人情報の取り扱いに関する同意書にマイナンバーに関する事項を追記しておくことをお勧めします。

●　マイナンバーの提供
個人情報保護法では本人の同意がある場合、法令に基づく場合には個人情報を第三者に提供できるとしています。マイナンバー法では法で限定された場合にしか提供できません。

●　保管制限と廃棄
事業者がマイナンバーを保管し続けることができるのは、利用目的に定めた事務をおこなう必要がある、あるいは法令で一定期間保存が義務付けられている場合です。従ってその期間が過ぎたら速やかに廃棄または削除しなければなりません。マイナンバーが記載された全ての帳票等の保管期限や廃棄のルールを定めて適切に運用しなければなりません。個人情報を誤って廃棄してしまう事故例が後を絶ちませんので、マイナンバーも誤って廃棄・抹消しないよう注意しなければなりません。

●　安全管理措置
個人情報保護についての安全管理措置は注力していることと思いますので、マイナンバーの安全管理措置に関するガイドラインで特に留意すべき点を述べます。
○　取扱担当者の限定：事務取扱担当者以外のマイナンバーへのアクセス制限をおこなわなければなりません。
○　取扱手順の策定：源泉徴収票などを作成する事務処理の手順書を策定し、いつ、誰が、どのように事務処理をおこなうのか明確にしておくことをお勧めします。マイナンバーのガイドラインではマイナンバーの取扱状況が把握できることを求めています。手順書通りに運用されていること、適切に管理できていることを実証するためにも手順書は有効です。また手順書作成し、これを見直すことで事務処理の効率化に向けた活動にもつながります。担当者交代時の引き継ぎにも有効です。

★★★　後記　★★★

最後までお読みいただきありがとうございます。

孔子の有名な言葉ですが、

十有五にして学に志す。
三十にして立つ。
四十にして惑わず。
五十にして天命を知る。
六十にして耳順がう。
七十にして心の欲する所に従って矩を踰えず。

今年50歳になる私の天命が気になります。
その他にも孔子は名言を多く残しています。紀元前の、今から2500年も前の名言がずっと語り継がれていることに感嘆します。